采购部门要怎么协助财务对账

我是财务不是采购，但是平时跟采购部往来很多，也很有兴趣回答一下在我眼中的采购部日常（制造行业）。

首先，从宏观的供应链上来看，我们公司从供应商买入原料、设备，加工后进行销售，那么很容易可以看到，采购需要与供应商直接接触，同时跟进原料的入库情况，即与仓储部门有往来，对验收合格入库的材料，就需要到财务进行请款，以上是就整个采购部而言主要涉及的几个方面。

有了宏观的了解之后，就可以从采购部内部来看具体如何分工。

由于并不清楚采购部的岗位分工，只能零散得说个大概。

例如，公司在选择供应商时，需要对市场上供应商了解，需给各供应商发出报价单询价，完成比对后选取有优势的供应商，提交各部门审批；根据生产需求向供应商下订单，并跟进订单的入库情况，当发生不合格退货的情况时，采购部需注意后续的扣款或补货工作；与订单类似的还有采购合同，同样由采购部负责提交相关材料给各部门审批；及时向财务部请款，企业一般会采取赊购方式，那么材料入库后，采购员会提交相关材料至财务部请款，如果属于预付款，那么在到货后采购员也需要及时提交相关材料至财务部冲回预付款项；

此外，由于供应商通常是直接与采购部接触，可能会需要与供应商进行对账工作，这里的对账一般是非正式的，对于供应商提供对账函需盖章回传的情况，采购部只需要把对账函提交给财务就可以了。其实采购部很重要的一部分内容就是与供应商的沟通（包括接待供应商来访），这里面涉及到的问题非常多，简单举一个例子，某家我方已不合作的供应商账面仍有应收款项，但该供应商不承认，其实就是几百块的货款，但我们财务肯定不允许账上挂着个负数的应付账款，那么这个问题就由采购部去解决，我们采购员是怎么做的呢，找了其他有供应相同材料的供应商把相同数量的材料赠送给我们，然后以“替供应商补货”的形式来我们财务把账平了。

这只是简单举个例子，表达一下采购在公司于供应商之间起到的重要的沟通作用。以上是我了解到的一些采购部日常事务，只是凭感觉说一说，肯定不比采购出身的人答得详细，谅解！

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