上海流动人员人事档案管理服务指南

上海流动人员人事档案管理服务指南

依据中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发[1996]118号)和上海市人事局《关于建立本市流动人员人事档案统一服务平台的意见》(沪人[2002]128号)，为本市各类企事业单位和专业技术人才、管理人才提供人事档案综合管理服务。

一、流动人员人事档案接收

1、接收范围

(1)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;

(2)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;

(3)待业的大中专毕业生的档案;

(4)自费出国留学人员的人事档案;

(5)外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;

(6)外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;

(7)其他流动人员的人事档案。

2、办理手续

(1)单位委托管理人事档案。由单位携带营业执照、组织机构代码证(复印件)与人才服务机构签订档案委托管理合同，并提供员工档案所在地。由人才服务机构办理和代办调集员工档案手续。档案转入后，人才服务机构提供相关人事服务。

(2)个人委托管理人事档案。由本人携带身份证、解除工作关系证明或退工单办理调档手续，手续齐全当场办理。待档案转入后与人才服务机构签订档案委托管理合同，人才服务机构提供相关人事服务。

3、注意事项

非本市户籍人员的人事档案应委托户籍所在地的政府人力资源和社会保障部门所属人才服务机构管理(申办《上海市居住证》人员人事档案根据居住证受理窗口要求调入本市管理的除外)。

二、流动人员人事档案转出

1、转出事由

流动人员因录用，新单位具有保管档案资格或委托其他人才中心或职介所保管，并要求转出的;流动人员因退工或其他原因，要求档案转至街道的。

2、转出手续

录用单位具有保管档案资格的，由单位工作人员凭档案凭证、调档函(党委盖章)、录用证明材料(如录用名册、聘用手册等)、取档人工作证办理调档手续。

录用单位委托其他人才中心或职介所保管的，由人才中心或职介所工作人员凭档案凭证、调档函、工作证办理调档手续。

个人要求档案退至街道的，凭档案凭证、劳动手册(如无劳动手册需带户口簿)办理手续。档案中退工手续须齐全。退工手续不全的，个人须补办退工手续或提供户口所在区(县)职介所开具的同意接收档案的证明。原工作单位已注销的，须提供工商局出具的单位注销证明。

3、注意事项

新录用单位调档的，原工作单位须已办妥退工手续。集体户口或党组织关系挂靠的须先行转出。

三、流动人员人事档案查阅

1、查阅事由

因考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、治丧等需要查阅个人人事档案的;政法部门等单位因侦查、审理和公证须通过人事档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。

2、查阅手续

(1)查阅人员必须是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》和本人有效证件。其它如“调查证明材料 介绍信 ”或“行政介绍信”等不能用于查阅人事档案材料。审批表应由查阅单位党委(含独立总支)盖章和负责人签名。

(2)公安、安全、检察、法院部门、公证处等需查阅流动人员人事档案，也应持有《查阅干部人事档案审批表》。外省市需查阅人事档案，应事先联系，征得同意后，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。

(3)因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。对其摘录部分，写明档案材料出处及日期，由档案管理人员与原文核对无误后加盖公章。对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。

3、注意事项

流动人员人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密 制度 和阅档规定，对档案内容严格保密，不得泄漏或擅自向外公布。查阅时不得随意圈划、抽取、折叠、涂改。不得擅自复制(拍摄)档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审核同意后方可复制(拍摄)。

四、出具各类人事证明

1、出具范围

亲属、经历、未刑、履历等公证证明，养老、特殊工种、购房、年休假工龄证明，入党、入职、参军、考研、出国、调动等政审，各类背景调查等其他证明。

2、所需材料

存档凭证、单位介绍信、证明表格及其他相关材料。

3、注意事项

办理经历、未刑公证须带单位现职证明，注明进单位日期、至今在何部门从事何工作(须原件)。如是已出国人员应带护照复印件并有第一次出境日期章。

五、流动人员跨省市调动

1、所需材料

申请办理跨省市调动人员须携带本人身份证、外省市商调函、存档凭证办理手续。委托他人办理须提供本人的委托书、受托人身份证。

2、服务内容

(1)审核“调动人员登记表”并盖章。

(2)根据要求出具“同意调出函”。

(3)通过机要转递人事档案。

(4)根据外省市政府人事部门正式调令和上海户口迁移证，出具“流动人员工作介绍信”。

3、注意事项

(1)商调函须由县以上政府人力资源和社会保障部门，或有跨省市调动权的国有企事业单位(盖党委章)开具。

(2)办理跨省市调动前须与上海工作单位解除劳动关系并办理退工手续。

(3)本中心仅提供与人事档案相关的人事服务，其他如“体检”、“工作鉴定”、“婚育证明”等请至相关部门办理。

(4)在中心挂靠集体户口、党组织关系的须先行转出。如外省市有政策先审档案再调户口的，须提供外省市政府人力资源和社会保障部门的书面说明。

(5)调动人员应在档案转出前将外省市要求的与档案相关的各项手续办妥，档案转出后本中心只提供开具“流动人员工作介绍信”服务。

六、《上海市居住证》人员档案转出

1、所需材料

申请人员须携带本人身份证、户口本复印件(地址页及个人页)、《跨地区流动人员人事档案转出申请》(下载附件)办理手续。委托他人办理须提供本人的委托书、受托人身份证。

2、办理手续

下载并打印转出申请，将居住证注销后，由注销部门签署意见(或打印系统注销状态信息页)后办理档案转出手续。如上海单位已退工，须提供退工证明。如未退工，转出申请上应由单位盖章。

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出国留学档案如何处理

户口档案留校。人才市场。留学人员服务中心

一、户口档案留校

提醒，不是每个学校都有这项服务。有的学校可以免费保留一定年限(一般是两年)，要上交的材料视学校具体情况而定。

两年以后如果没有接收单位，档案户口打回原籍(这是一个比较严重的问题，因为返回原籍的过程可能丢失)，学校不再为其发放就业报到证。毕业生凭用人单位录(聘)用手续、劳动合同和《普通高等学校毕业生证书》办理落户手续。

优点：由于学校的诚信度较高，代为保管户口关系和档案，提供就业咨询、就业信息、就业指导等与落实就业单位有关的服务，老师尽心尽力，而且不收取额外费用，学生自由度较大，安全性高，可以以应届毕业生的身份参加公务员考试等。

缺点：毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。另外，档案留校期间不计算工龄。留学期间的档案空白(学校没有资格填写留学期间的经历)。

二、人才市场

办理流程：毕业生填写好单据之后，档案由学校统一派送到所在区域的人才交流市场，学生可以到此人才交流市场认领人事档案并进行托管。

优点：在当地就业手续简便。

缺点：失去应届毕业生的身份。留学期间档案空白，不算工龄。

这里有人说是有工龄的，可以咨询一下本地的人才市场;这种方式最大的弊病就是失去了应届生的身份，找工作的时候会按照社会人员的标准，可能会存在一些国家补贴、福利方面的不同。

三、留学人员服务中心

它的服务对象：下列人员不受地域和户口限制，均可委托留学人员档案室代管档案：

1、国内高校毕业直接赴国(境)外攻读学位的留学人员(无工作经历);

2、国内高校在读期间办理完毕退学手续，直接赴国(境)外攻读学位的留学人员;

3、国内高中毕业后，直接赴国(境)外攻读学位的留学人员。

注：国家公派留学人员、赴国(境)外做博士后研究或访问学者、已在国(境)院校结束课程的留学人员，均不在受理范围

出国留学的学生如何处理户口档案等问题?

出国留学的学生的户口档案怎么处理呢?国内大学学生一般都会把档案集中调到学校保存，除非学生本人户口在北京上海这些大城市。所以对于出国留学的档案保存也是有完全不同的保存办法。如果你本人是北京，上海等地的户口，或者干脆对今后回国的户籍没有其他想法，那么户口和档案完全没有必要移动，可以选择直接放在当地的人才市场保存。如果你是外省市在北京上海等城市上学的学生，可以选择将户口存在当地的留学服务中心，这样既可以放心的长期保存，回来后也可以享受一些留学生的户口优惠政策。人才市场也称作人才交流中心业务范围(档案管理、人事代理、计算工龄、工资调整、职称申报、转正定级、就业推荐、网络招聘、信息发布、人才交流等16项内容。最后，一定不要放在学校，因为目前大学对于清理毕业生的档案都抓的比较紧，一般毕业后一段时间没有被提走，就会被送回原籍，给你今后带来麻烦，除非你能确定你的学校不会动你的档案，否则还是参照上述的办法去做吧。

关于出国留学和个人档案的问题

出国留学前一定要妥善保管个人档案，将其转往有档案保管资质的单位或机构，切勿将其放在家里由个人保管。按照有关规定，档案一般是不允许个人持有的。
人事档案记录着学生的个人经历，包括各个时期的学籍卡、成绩单、奖惩证明、党团资料等，是学生在校期间生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是学生就业及今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前，留学回国人员考研、考公务员、计算工龄、工作调动、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等，都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案更是必不可少。

出国留学户口和档案的问题

您好，出国留学的档案问题。弄了一下午才整明白，发现有很多同学还不知道，分享给大家。
作者： 王琦
一直没太关心这个问题，最近有人提起才好好的查了一番，发现这玩意儿还是挺重要的，而且是很有中国特色的。整不好可能影响将来回国就业。现在主要有以下三种方式：
1.户口档案留校 不是每个学校都有这项服务，我们学校是没有的(下午才去问过。)。有的学校可以免费保留一定年限(一般是两年吧)，要上交的材料视学校具体情况而定。两年以后如果没有接收单位，档案户口打回原籍，学校不再为其发放就业报到证。毕业生凭用人单位录(聘)用手续、劳动合同和《普通高等学校毕业生证书》办理落户手续。
优点：由于学校的诚信度较高，代为保管户口关系和档案，提供就业咨询、就业信息、就业指导等与落实就业单位有关的服务，老师尽心尽力，而且不收取额外费用，学生自由度较大，安全性高，可以以应届毕业生的身份参加公务员考试等。
缺点：毕业生档案留校只是延长了择业期，与学校没有人事隶属关系，涉及人事关系的证明都不能出具。另外，档案留校期间不计算工龄。留学期间的档案空白(学校没有资格填写留学期间的经历)。
2.人才市场 i8 ^8 e5 ]8 C6 M# p
优点：在当地就业手续简便。
缺点：失去应届毕业生的身份。留学期间档案空白。不算工龄。(这里有人说是有工龄的，我是没有查到相关的规定，可以咨询一下本地的人才市场;这种方式最大的弊病就是失去了应届生的身份，找工作的时候会按照社会人员的标准，可能会存在一些国家补贴、福利方面的不同)
3.留学人员服务中心(简称留服)
服务对象：下列人员不受地域和户口限制，均可委托留学人员档案室代管档案：
(1)自费出国留学的高校在校生、研究生和已经毕业但未参加就业的高校毕业生、毕业研究生;
(2)自费出国留学的在校高中生、高中毕业生;
(3)自费出国留学的单位自动离职人员、辞职人员;
(4)自费赴中国香港、澳门地区就读的人员;
(5)出国探亲、访友、陪读、移民等改为留学身份的人员;
(6)尚未在国内落实工作单位的留学回国人员;
(7)虽已落实工作单位，但因无就业手续和当地户口，或档案需跨地区调动，工作单位或人才交流中心尚不能接收其档案的留学回国人员。
优点：(1)教育部留学服务中心是教育部直属并具有法人资格的国家级留学服务专业机构，是国家唯一提供全方位留学服务的单位。
(2)留学存档作为留学服务工作的一部分，与“中心”的其他服务形成了完善的一条龙服务的配套机制，留学存档人员不必到处奔波即可“一站式”办理出国留学和留学回国工作等手续，其具体服务内容包括：
①办理自费出国留学手续;
②办理境外学历学位证书的认证;^
③办理留学人员回国工作就业报到证、落户手续;
④办理出国留学或留学回国人员集体户口的存放和落户;
⑤为留学存档人员开具各种人事证明;
⑥负责出国留学存档人员中的党员的组织关系接转;
⑦负责记录在国外留学和在香港、澳门地区就读的经历，填补在境外学习阶段人事档案材料的空白，完善存档人员的档案。
(3)时间灵活：申请存档者如果已经出境，仍可把档案存放在留学人员档案室，并可委托他人代办存档手续。如果档案原先存放在街道办事处，也可以转往留学人员档案室(因为放在留服是要uncon的offer才行，如果现在还没拿到uncon可以等拿到以后委托国内的家人或者朋友帮忙办理)。
缺点：存档人员在国外或港、澳地区学习期间，暂不计算工龄，待学成回国(或回内地)后，应首先办理国外学历、学位认证，并找到接收单位，办理完工作派遣手续后，“中心”档案室或其他档案接收单位方可按照国家有关规定为存档人员定级并计算工龄。
综上所述，留学人员档案室不仅解决了人才交流服务中心不能解决的尚未就业的中、高等学校、科研院所的在校生、毕业生的人事档案管理问题，还可为他们办理学成回国后，在全国范围内的就业和落户手续。否则，他们只能作为无业人员将其人事档案存放在户口所在城镇街道办事处或原籍，学成回国后，只能按无业人员在当地办理招工、就业手续。欢迎向158教育在线知道提问

留学生档案存放在哪里

1、档案暂存学校。
学校曾在毕业时为我们发放档案，就说明档案是可以存放在学校的。
不过需要注意的是，学校只能为毕业生保管档案两年，一旦超过时间，档案就会被打回毕业生户籍地的人才中心。同时，学校将不会再发放就业报到证。
2、档案存放到人才中心。
人才中心是国家指定的档案存放单位。毕业后，暂时没有找到工作单位的同学，都可以将档案存放在人才中心。
但是，档案存放在人才中心，留学生时期产生的档案资料是无法同步更新的，也会让大家失去应届生的身份。
3、档案存放在留学生服务中心。
留学生服务中心是国家专门为留学人员提供服务设立的机构，直属于国家教育部门。一般出国留学的同学们的档案都可以存放在这里，后续办理相关业务也比较方便。
如果是国家公派留学、访问学者以及做博士后研究人员的档案，留学生服务中心是无法接收管理的。
法律依据
《档案法》第十四条 应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
《档案法》第十五条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案，档案馆不得拒绝接收。
经档案馆同意，提前将档案交档案馆保管的，在国家规定的移交期限届满前，该档案所涉及政府信息公开事项仍由原制作或者保存政府信息的单位办理。移交期限届满的，涉及政府信息公开事项的档案按照档案利用规定办理。

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